Venéco | NLO: Vernieuwde werkplek voor NLO-medewerkers
NLO beschermt de ideeën, modellen en merken (intellectueel eigendom) van haar klanten, door middel van sterke octrooien en model- of merkregistraties. Bij NLO loopt een project om de gehele organisatie klaar te maken voor een veiligere en meer flexibele werkplek. De eerste fase van dit project is inmiddels afgerond. De organisatie is o.a. overgestapt van desktop PC's naar laptops en de vergaderruimtes zijn ingericht met professionele apparatuur voor videoconferencing. Van begin tot eind is Jesse Puister, Supervisor IT-beheer, betrokken geweest bij het project. Hij blikt terug op de ervaring, van aanleiding tot gebruik.
Uitdaging
Een aantal jaar terug beschikte NLO al over videovergaderapparatuur. Deze sloot helaas niet aan op de behoeftes van de organisatie en medewerkers. Zowel de inrichting als het gebruik was te complex. Bij het starten van een vergadering of delen van het scherm, moest men via meerdere stappen verbinding maken over een open protocol.
"Op het moment dat we overstapten naar Microsoft Teams, hadden wij de apparatuur pas twee jaar. Maar al snel bleek dat deze eigenlijk niet geschikt was voor Teams en gebruiksvriendelijker mocht zijn. Bijvoorbeeld het starten van een vergadering werkte vrij omslachtig. Collega's werden er niet vrolijk van. Ondanks dat de apparatuur nog niet afgeschreven was, moesten we dus wel naar iets anders op zoek."
- Jesse Puister, Supervisor IT-beheer bij NLO
Een keuze maken
Venéco was al partner van NLO op vlak van telefonie, zowel vast als mobiel. Daarom vroeg NLO aan Venéco om een voorstel te doen dat aansloot bij drie belangrijke eisen: gebruikersgemak, kwaliteit en gebruik met meerdere platforms. Daarnaast vroegen ze ook een andere partij een voorstel te doen.
Voorwaarde #1 voor de nieuwe vergaderapparatuur was het gebruikersgemak. Iedere medewerker moest makkelijk met de devices om kunnen gaan en ermee kunnen vergaderen.
Voorwaarde #2 was de kwaliteit. De eerdere apparatuur had namelijk wel een goede beeld- & geluidskwaliteit, en hier wilde NLO uiteraard niet op inleveren. Een nice-to-have had te maken met het gebruik van verschillende communicatieplatforms. Waar NLO voor interne communicatie Teams gebruikt, wordt ook voor Zoom of Webex gekozen bij communicatie met leveranciers en EPO, omdat zij daar vaak mee werken.
Er werden twee ruimtes ingericht om te testen. Eén met de door Venéco voorgestelde Yealink-oplossing, en de ander met een ander merk.
“Via Lydis hebben we demo-hardware geregeld. Ik heb deze meegenomen naar NLO en samen met hen de eerste ruimte ingericht, zodat ze 3 weken konden testen. Ricky van Lydis gaf ons hierbij op een fijne manier advies. Ook de demo bij Lydis op kantoor heeft hier goed bij geholpen!”
- Bart de Jongste, Workplace Specialist bij Venéco
De oplossing
Jesse: "We gaven collega's van verschillende afdelingen de ruimte om de verschillende systemen te testen. Daar kwam uit dat Yealink een stuk fijner werkt, zeker in combinatie met Microsoft Teams. Het werkt out-of-the-box en met het TouchPanel kan je makkelijk inbellen. Je hoeft alleen maar op ‘join’ te tikken en je zit in de meeting. "
De gekozen apparatuur is geïnstalleerd op verschillende kantoren van NLO, verspreid door Nederland en België. In de kleinere ruimtes is dit de Yealink A20 all-in-one videobar, en in de grotere ruimtes de Yealink A30 all-in-one videobar. Hierbij staat op de tafel steeds een Yealink TouchPanel en een VCH51 content sharing kit. Zo werkt de interface en de manier van presenteren in iedere ruimte hetzelfde. In de grotere ruimtes zijn daarnaast extra microfoons toegevoegd. De systemen zijn plug & play. Zonder drivers te installeren kan iedereen nu vanaf zijn laptop het scherm delen door de USB-C kabel in te pluggen.
Resultaat
“De aanschaf van de Yealink apparatuur vormt een groot deel van fase 1 van het project rondom de nieuwe werkplekken. De apparatuur heeft eraan bijgedragen om veel makkelijker hybride te vergaderen en collega's die vanuit huis werken te betrekken. Ik heb nog niet meegemaakt dat collega's aan het stoeien zijn met deze devices, de tevredenheid is enorm gestegen!
We behalen nu veel tijdswinst, omdat het veel makkelijker werkt dan de eerdere oplossingen. Men hoeft veel minder geholpen te worden om alles aan de praat te krijgen, dus dat scheelt ook voor de belasting van onze front office. We gaan veel minder gestresst onze belangrijke meetings met nieuwe klanten of rechtszaken in!”
- Jesse Puister, Supervisor IT-beheer bij NLO
Wil je ook hulp bij het vinden van de juiste videoconferencing oplossing?
Neem contact op met productexpert Stefan.